Inventario y acta de entrega: el papel que decide quién gana

El día que termina el contrato pasa siempre lo mismo. Usted entra al inmueble, mira alrededor y siente que algo no cuadra. La cocina está distinta. Hay una mancha en el piso que usted jura que no estaba. Falta una puerta de closet.

Y entonces dice: “esto no estaba así”.

Y el arrendatario responde: “así me lo entregaron”.

Punto. Ahí se acabó la discusión, y la perdió usted, porque no tiene con qué demostrar lo contrario.

Le devuelven las llaves, no le devuelven el inmueble que entregó.

Qué es cada documento

El inventario es la descripción detallada del estado del inmueble en el momento de la entrega: paredes, pisos, baños, cocina, ventanas, puertas, y todo lo que va incluido —muebles, electrodomésticos, llaves, controles del parqueadero—.

El acta de entrega es el documento firmado por ambas partes que deja constancia de que el inmueble se entregó en esas condiciones, en esa fecha.

El primero describe. El segundo prueba que ambos estuvieron de acuerdo con la descripción. Necesita los dos.

Cómo se hace un inventario que sirva

Con fotos, y muchas

Un inventario escrito que dice “cocina en buen estado” no sirve de nada. Buen estado, ¿comparado con qué?

Tome fotos de todo. No cinco fotos generales: cuarenta o cincuenta fotos específicas. Cada espacio completo, y luego los detalles: la esquina donde ya había una raspadura, el sifón del lavaplatos, el interior del horno, el estado de las llaves de paso, las persianas.

Y fotografíe los defectos que ya existen. Esto parece contraintuitivo, pero es lo que le da credibilidad al documento entero. Un inventario que dice que todo está impecable no le cree nadie. Uno que registra la mancha del piso de la sala y la puerta que no cierra bien es un documento serio.

Con fecha visible

Las fotos deben poder ubicarse en el tiempo. Los metadatos del celular ayudan, pero conviene además referenciarlas en el documento por fecha.

Con el nivel de detalle proporcional al valor

No es lo mismo un apartamento vacío que uno amoblado. Si entrega electrodomésticos, anote marca, modelo y estado. Si entrega muebles, foto de cada uno. Si son cortinas, cuántas y de qué tipo.

Con los servicios y los contadores

Registre las lecturas de los contadores el día de la entrega y adjunte los recibos al día. Es la única forma de saber después qué consumo corresponde a quién.

Firmado por ambos, en el inmueble

El inventario se recorre con el arrendatario, no se le manda por correo para que lo firme. Se camina el inmueble juntos, se mira cada espacio y se firma ahí mismo. Si el arrendatario ve algo que quiere anotar, se anota.

Ese momento incómodo de treinta minutos le ahorra una discusión de meses.

Lo que casi siempre se olvida

• Las llaves. Cuántas de cada puerta, cuántas del portón, controles de parqueadero, tarjetas de acceso. Cuente y anote.
• El estado de la pintura, espacio por espacio. Es lo que más se discute al final.
• Los enchufes y las lámparas. Cuáles funcionan, cuáles no, cuáles se entregan con bombillo.
• El interior de los closets. Entrepaños, barras, puertas corredizas.
• Las llaves de paso y los sifones. Donde empiezan las filtraciones que nadie reclamó a tiempo.
• El parqueadero y el depósito, si van incluidos. Son parte del inmueble y también se entregan.

El día de la devolución

Se hace el mismo recorrido, con el inventario original en la mano, comparando punto por punto.

Y acá viene la parte que más confunde a los propietarios: no todo desgaste es un daño.

Después de dos años viviendo en un inmueble, la pintura se desgasta, los pisos se marcan y los grifos pierden brillo. Eso es uso normal y no se le puede cobrar a nadie: es lo que usted acepta cuando arrienda.

Distinto es un vidrio roto, un muro tumbado sin autorización, una puerta arrancada o una filtración que se dejó crecer sin avisar. Eso sí es daño y sí es reclamable.

La diferencia entre una cosa y otra es justamente lo que el inventario permite establecer. Sin él, todo es opinión.

Los tres errores de siempre

1. No hacerlo. “Es que es gente conocida.” La mitad de los problemas graves que vemos empiezan con esa frase.
2. Hacerlo genérico. Un formato de una página que dice “el inmueble se entrega en buen estado” no prueba nada. Es peor que nada, porque da falsa tranquilidad.
3. Hacerlo solo al entregar y no al recibir. El inventario de salida es tan importante como el de entrada, y debe hacerse también con el arrendatario presente.

Un detalle que casi nadie sabe

El inventario no solo lo protege a usted. También protege al arrendatario, y por eso los buenos arrendatarios lo agradecen.

Alguien que llega a un inmueble con defectos previos bien documentados sabe que no se los van a cobrar al salir. Cuando un candidato se incomoda con hacer inventario detallado, tome nota: es una de las señales de que ese arrendatario puede salirle caro.

Si prefiere que lo haga alguien más

Es una de las cosas que hacemos siempre y sin excepción: registro fotográfico completo, documento detallado y acta firmada por ambas partes, tanto al entregar como al recibir.

No es la parte glamorosa del trabajo, pero es la que decide quién gana la discusión el último día del contrato. Cuéntenos de su inmueble y lo armamos bien desde el principio.